„Ein Dashboard zu entwickeln und umzusetzen ist Teamwork!“
Im letzten Artikel „Top 10 Insights zur Dashboard Erstellung“ wurden die TOP 10 Insights für die Erstellung eines effizienten Dashboards vorgestellt, welche in diesem Artikel mit Hilfe von zwei Experten und einer Menge Erfahrung in Kundenprojekten auf den Prüfstand gestellt werden. Zwei Perspektiven ermöglichen eine tiefere Betrachtung der Materie, daher freue ich mich gemeinsam mit Stephanie Seiboldt von der O’Donovan Consulting AG und Michael Thierolf von KOM4TEC GmbH ein spannendes Interview zum Thema: „Dashboard Erstellung“ zu führen. Die beiden kennen sich bereits aus gemeinsamen CX Management Kundenprojekten und fungierten als Schnittstelle zwischen Kunde, Projekt und Umsetzung.
Kundengeist: Was ist die größte Hürde bei der Vorstellung eines Dashboards bis hin zur tatsächlichen Erstellung?
Michael Thierolf: Die erste Hürde ist für uns immer die Datenquelle. Hier müssen die Daten, die ausgewertet werden sollen, vorhanden sein. Die Vorstellungen an ein Dashboard dürfen nicht von der gegebenen Datenbasis abweichen. Generell hängt ein gutes Dashboard sehr stark von der Qualität der vorhandenen Daten und Datenstruktur ab. Sind die benötigten Daten in einer ausreichenden Qualität vorhanden, steht der Erstellung eines aussagekräftigen Dashboards oft nichts mehr im Wege.
Kundengeist: Wo waren die Hürden aus der Projektsicht und wie wurden sie gelöst?
Stephanie Seiboldt: In unseren bisherigen Projekten gab es immer zwei Hürden: Die Identifikation der richtigen Datenquellen und die automatisierte Anbindung derselben. Im Projektmanagement galt es dabei zuerst die verantwortlichen Personen im Unternehmen für die jeweiligen Daten zu finden, diese in das Projekt zu involvieren und ihre Unterstützung zu erhalten. Saßen dann die richtigen Personen an einem Tisch konnte bisher immer recht schnell geklärt werden, wie die Daten im Tool integriert werden können. Die technische Umsetzung haben unsere Kollegen von der KOM4TEC GmbH sehr professionell übernommen. Bei der Validierung der Daten waren im Nachhinein wieder unsere Projektmanagementfähigkeiten gefragt. Zusammengefasst würde ich sagen: Ein Dashboard zu entwickeln und umzusetzen ist Teamwork!
Kundengeist: Was wäre für dich ein sinnloses Dashboard, kannst du es in Worten kurz skizzieren?
Michael Thierolf: Sinnlos ist ein Dashboard, auf dem Äpfel mit Birnen verglichen werden. Das bedeutet, es werden Zahlen miteinander in Relation gestellt, die nichts miteinander zu tun haben. Grundvoraussetzung für ein Dashboard ist also eine inhaltliche Sinnhaftigkeit. Ebenfalls sinnlos ist es, mehrfach die gleichen Daten in unterschiedlicher Form auf einem Dashboard darzustellen. Das verwirrt und überfordert den Dashboard Betrachter, außerdem nimmt es Platz für wichtige Informationen. Überflüssige und deplatzierte Inhalte wie zu große Logos und Überschriften gehören ebenfalls nicht auf ein Dashboard.
Kundengeist: Worauf habt ihr besonders geachtet in den vergangenen Kundenprojekten?
Stephanie Seiboldt: In unseren bisherigen Kundenprojekten hatten wir unterschiedliche Aufgabenstellungen. In einem Projekt ging es um die grundlegende Definition geeigneter Kennzahlen – ausgerichtet an den strategischen Zielen des Bereichs – sowie deren Aufbereitung in einem BI Tool Dashboard.
In einem anderen Projekt war es unsere Aufgabe, eine vorhandene, manuell erstellte, Statistik in einem BI Tool zu automatisieren und digitalisieren. In beiden Fällen haben wir besonders darauf geachtet, dass der Automatisierungsgrad maximal hoch ist und wenig manuelles ,,Housekeeping‘‘ (z.B. durch Ablage von Excel-Dateien auf einem Laufwerk) notwendig ist. Natürlich waren die Datenquellen komplex und zahlreich und wir konnten es nicht immer vermeiden. Dennoch ist der Automatisierungsgrad beider Dashboards in Summe sehr hoch und der manuelle monatliche Aufwand vertretbar und eine enorme Entlastung für die Kollegen im Vergleich zu vorher.
Ansonsten war es unser erstes Anliegen, die wichtigsten Kennzahlen zu identifizieren und zielgruppengerecht darzustellen. So haben wir beispielsweise aus einem Fundus von >50 Kennzahlen eine Management-Übersicht mit den 6 wichtigsten Kategorien kumuliert darstellen können. Unser Ziel war dabei, dass der Entscheider direkt auf einem Blick erkennen kann, ob für den betrachteten Bereich Handlungsbedarf besteht oder nicht. Seine Mitarbeiter konnten wiederum aus diesen 6 Kategorien in die Details springen und Ursachenforschung betreiben und Zusammenhänge erkennen.
Kundengeist: Und zum Schluss noch einmal aus der Entwicklungsperspektive. Wie muss ein gutes Dashboard für dich aussehen bzw. erstellt werden?
Michael Thierolf: Ein gutes Dashboard muss inhaltlich auf entscheidungsrelevante Daten fokussiert sein. Diese müssen so einheitlich strukturiert sein, dass sie für den Berichtsleser schnell verständlich sind. Entscheider stehen heutzutage einer immer größeren Informationsflut gegenüber. Hier kommt das Thema Storytelling ins Spiel. Es geht immer mehr darum, mit dem Reporting eine Geschichte zu vermitteln und die Vielzahl von Daten verständlich darzustellen.
Ziel ist es, dass ein Betrachter, der die Daten und den Hintergrund dazu nicht kennt, sofort die Aussage des Dashboards versteht.
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Ich bedanke mich bei meinen Interviewpartnern von O’Donovan Consulting AG und KOM4TEC herzlich für die Beantwortung meiner Fragen und wünsche bei zukünftigen Projekten weiterhin viel Erfolg. Die Einblicke in zwei Perspektiven haben gezeigt, dass ein gutes Projektmanagement in Kombination mit qualitativ hochwertigen Daten zu einem erfolgreichen Dashboard Projekt führt. Erst wenn die Datenbasis gegeben ist, kann der Prozess der Umsetzung beginnen.
Über den Autor:
Florian Bambach ist Consultant der O’Donovan Consulting AG und Growth Specialist von Kundengeist. 
Er konnte bereits im internationalen Umfeld bei der Skalierung einer Plattform in die DACH Region mitwirken und startete seinen beruflichen Weg in mehreren Startups wie auch einem Corporate. Als Online Marketing Berater war er beispielsweise für eine Crowdinvesting Plattform tätig. In seinen Tätigkeiten ist Herr Bambach ein absoluter Fan von Effizienz und Produktivität, wodurch er sich intensiv mit den Themen Skalierung, Monitoring, Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung beschäftigt.